牛頓說過：“把簡單的東西復(fù)雜化，可以發(fā)現(xiàn)新領(lǐng)域;把復(fù)雜的東西簡單化，可以發(fā)現(xiàn)新定律�！庇眠@兩種思維模式去看待會(huì)務(wù)工作中的“簡”與“繁”，個(gè)中妙處值得品味。把復(fù)雜的問題簡單化，有利于我們盡快掌握會(huì)務(wù)工作的規(guī)律和脈絡(luò);把簡單的問題復(fù)雜化，有利于我們深入了解會(huì)務(wù)工作的內(nèi)涵和細(xì)節(jié)。這道理與書越讀越薄或越讀越厚的道理異曲同工。
所謂“簡”，指不同類型的會(huì)議大都有其周期性和規(guī)律性，細(xì)心揣摩不難發(fā)現(xiàn)其中的“套路”。
從會(huì)議的要素來看，召開會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程設(shè)置一般會(huì)有一定的規(guī)律。以某省為例，以省委、省政府名義召開的部門全省性會(huì)議大部分會(huì)在年初或年尾進(jìn)行;會(huì)議地點(diǎn)大都在省會(huì);議程設(shè)置一般都會(huì)有總結(jié)工作、部署任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)講話等。從會(huì)議的操作程序看，各類型會(huì)議均可按會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后梳理三個(gè)步驟將任務(wù)分解，逐項(xiàng)落實(shí)。如，會(huì)前籌備包括：制定方案，下發(fā)通知，落實(shí)人員，印發(fā)須知，布置會(huì)場，聯(lián)系新聞報(bào)道，安排與會(huì)人員食、宿、行，檢查各環(huán)節(jié)落實(shí)情況等;會(huì)中服務(wù)包括：組織報(bào)到、發(fā)放材料、引導(dǎo)入座、維護(hù)秩序、會(huì)場服務(wù)等;會(huì)后梳理包括：資料歸檔、認(rèn)真總結(jié)等。此外，會(huì)場的布置、材料的印制、議程的設(shè)置等都有一定的規(guī)律可循。
應(yīng)高度重視會(huì)議的組織工作，特別是一些規(guī)格高、人員多的會(huì)議，更要精心籌備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。把紛繁復(fù)雜的會(huì)務(wù)工作，按照“化繁為簡”的思維歸納分類、制定流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容、完成時(shí)限、責(zé)任人等，就可以做到忙而不亂、井然有序。
所謂“繁”，指在遵循規(guī)律的前提下要注重細(xì)節(jié)，周密部署、認(rèn)真執(zhí)行，確保不錯(cuò)不漏。
即便是已經(jīng)程序化的會(huì)議，在具體執(zhí)行中，稍有不慎，一些不起眼的小疏忽就可能帶來不可估量的大影響。
如，某地召開黨代會(huì)，由于會(huì)場檢查不到位，沒有發(fā)現(xiàn)主席臺后方幕布上黨徽的方向做反了，結(jié)果造成重大負(fù)面影響。除了會(huì)場上出現(xiàn)的各種圖標(biāo)容易出錯(cuò)外，由于會(huì)前準(zhǔn)備不足導(dǎo)致的失誤也時(shí)有發(fā)生。某地舉辦與外方簽約儀式，當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)非常重視，黨政主要負(fù)責(zé)同志到場見證簽約。活動(dòng)按照議程進(jìn)展得很順利，但到了簽約環(huán)節(jié)，雙方代表坐下后才發(fā)現(xiàn)桌上沒有筆，現(xiàn)場有人連忙拿出自己的筆“救急”才免除了尷尬。
如何確保“小紕漏”不成為“致命傷”，正是會(huì)務(wù)工作“繁”之所在。雖然不同類型的會(huì)議各有規(guī)律，但不同的會(huì)議主題決定了參會(huì)人員、會(huì)議形式、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議議程的不同;不同的會(huì)議場地決定了會(huì)場布置、會(huì)議編組、食宿安排、人員分配的不同;不同的參會(huì)人員決定了會(huì)議規(guī)格、安保措施、名單排序、座次擺放的不同。如同中國的山水畫，寥寥幾筆勾畫出整體布局和抽象意境，是為“簡”。一筆筆“蹭、擦、點(diǎn)、染”，使畫面豐富精美、繁而不重、密而不窒，是為“繁”。對于這些在“簡”的規(guī)律下出現(xiàn)的各類不同的“繁”，需要會(huì)務(wù)人員既要堅(jiān)持原則，又要機(jī)動(dòng)靈活;既不能只注重規(guī)律忽視了細(xì)節(jié)，又不能只關(guān)注細(xì)節(jié)不顧及規(guī)律。具體來講，就是“人要實(shí)、事要細(xì)、腦要活”。
“人要實(shí)”是指會(huì)務(wù)工作人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)要實(shí)，工作作風(fēng)要實(shí)。要具有較強(qiáng)的大局觀念和政治意識，講政治、講紀(jì)律，嚴(yán)格按組織原則和有關(guān)規(guī)定辦事;要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，通曉政策規(guī)定，熟悉會(huì)務(wù)規(guī)程，了解有關(guān)部門職能，具有較好的綜合協(xié)調(diào)能力;要有較強(qiáng)的責(zé)任意識和奉獻(xiàn)精神，做到事不避難、勇于擔(dān)當(dāng)，甘于吃苦、樂于奉獻(xiàn);要保持良好的工作狀態(tài)，在任何情況下都急而不躁、忙而不亂。
“事要細(xì)”是指各項(xiàng)事務(wù)要嚴(yán)格把關(guān)、細(xì)致安排、深思熟慮，確保不出紕漏。具體要做到“三個(gè)一”：會(huì)前，把各個(gè)細(xì)節(jié)“想一遍”，確保沒有遺漏;會(huì)中，把所有事項(xiàng)現(xiàn)場“查一遍”，對每一個(gè)環(huán)節(jié)做到心中有數(shù);會(huì)后，把整個(gè)活動(dòng)“回想一遍”，總結(jié)分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。侯衛(wèi)東官場筆記
“腦要活”是指會(huì)務(wù)工作人員頭腦要靈活，對突發(fā)事件要隨機(jī)應(yīng)變。會(huì)前要多想幾個(gè)“萬一”，多設(shè)計(jì)幾套預(yù)案，對臨時(shí)動(dòng)議和突發(fā)情況要處變不驚，及時(shí)化解各類問題。
